Centre Hospitalier Annecy Genevois

Coordinatrice des secrétariats médicaux (H/F)

Le CENTRE HOSPITALIER ANNECY GENEVOIS est un établissement public de santé résultant de la fusion des hôpitaux d’Annecy et de Saint-Julien-en-Genevois. Le CH est la plus importante structure hospitalière du département.
Premier employeur de Haute-Savoie, il compte près de 4 500 professionnels sur les deux sites et 1451 lits et places.
Le CHANGE offre des perspectives diverses et variées avec des parcours professionnels individualisés, pour favoriser la réussite du projet d’établissement.

Contrat :

Type de contrat ou de statut à étudier selon le candidat

Date limite du dépôt des candidatures :

12/12/2018

Lieu :

Annecy

Pôle(s) :

SANTE MENTALE

Filière :

Administrative

Grade :

Adjoint des cadres hospitaliers ; Assistant(e) médico-administratif(ve)
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Détails du poste :

Nous recherchons pour le pôle Santé mentale une coordinatrice des secrétariats médicaux h/f à 50%.

Responsable de l’organisation de la prise en charge administrative du patient, de son accueil physique ou téléphonique, de son orientation, de son information et de la gestion de son dossier médical.

Coordination et encadrement de proximité des différents acteurs médico-administratifs en lien avec la démarche qualité et le suivi de l’activité au sein des différents sites du pôle. 

Mission :

  • En collaboration avec le cadre gestionnaire, la coordinatrice assure la gestion et le management des secrétaires médicales, placés sous sa responsabilité directe :

-        Réaliser les plannings et gérer le temps de travail des secrétaires médicales (via le logiciel)

-        Planifier les congés et gérer les absences (arrêts maladie, congés maternité….) des équipes du pôle et transmettre les dates via l’encadrement de pôle à la DRH

-        Participer au recensement des besoins en formation

-        Informer le cadre gestionnaire des demandes de changement (affectation, quotité de temps de travail…)

-        Gérer les fiches de poste de travail en précisant les missions, les tâches et les horaires

-        Gérer les priorités au quotidien pour l’ensemble des secrétariats médicaux (tâches, répartition des agents)

-        Réaliser les entretiens annuels d’évaluation après avoir fixé les objectifs de service avec le cadre gestionnaire du pôle

-        Participe aux recrutements des agents médico-administratifs du pôle

-        Apporter son concours au traitement de situations administratives complexes

-        Assurer la gestion de la circulation des informations auprès des différents secteurs d’activité

-        Participer, dans son périmètre, à la mise en œuvre des projets du pôle et des projets institutionnels

  • Ø Participe à la démarche qualité :

-        Améliorer en continu la qualité de l’accueil dans les secrétariats ;

-        Participer au contrôle de la qualité des prestations fournies, évaluation du service rendu ;

-        Participer au contrôle de la qualité de l’accueil des usagers et de la qualité de leur information ;

-        Participer à la mise en œuvre des procédures du traitement PMSI et de l’uniformisation du recueil de l’activité en lien avec le SIEM et le cadre gestionnaire ;

-        Assurer le recueil et le suivi des indicateurs d’activité (délai d’envoi, tenue du dossier médical, délai de réponse téléphonique, délais de rendez-vous par spécialités…) ;

-        Assurer la gestion des dossiers en doublon et à la gestion des collisions de patients en collaboration avec les autres coordinatrices et le SIEM et la cellule facturation/contentieux du pôle ;

-        Assurer application des procédures institutionnelles pour la gestion des archives des dossiers médicaux pour l’ensemble sur les différents sites du pôle ;

-        Tenue des dossiers individuels des patients et participation aux enquêtes IPAQSS ;

-        Assurer la gestion des demandes de copie de dossiers médicaux patients et des saisies juridiques ;

-        Assurer l’application des procédures institutionnelles dans le cadre des hospitalisations sans consentement (délais, rédaction des certiticats médicaux …) en lien avec le cadre gestionnaire de pôle, le registre de la loi et les médecins ;

-        Assurer la préparation des dossiers patients dans le cadre de la CDSP.

  • Missions particulières :

Assure la gestion de la GAT des psychologues du pôle.

Conditions particulières d'exercice :

Agent à repos fixes,  à 39 h/semaine, 20 RTT/an pour un temps plein.

Horaires variables et déplacements selon les besoins de l’institution

Profil recherché :

Tous renseignements utiles sur la nature du poste peuvent être demandés auprès de Madame Valérie UNTERSEE, cadre gestionnaire de pôle 04 50 63 70 47.                                 

Candidature à l'attention de Mr Nanceau, directeur des ressources humaines, (sous couvert de votre responsable de service pour les candidats internes) en postulant uniquement en ligne

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